فارس پیکس

بهبود مستمر و جایگاه آن در موفقیت کسب‌و‌کارها • فارس پیکس

امام حسین (ع) : بخشنده ترین مردم کسی است که در هنگام قدرت می بخشد.
سه شنبه ۳ بهمن ۱۳۹۶

بهبود مستمر چیست؟ تقریبا از نامش پیدهست و با اینکه زیاد ساده به نظر می‌رسد، اما این شعار حوزه‌ی صنعت، به بهبود مستمر کسب‌وکار، فرایندها و روشِ کار شما اشاره دارد و نحوه‌ی بررسی، پلن ریزی، اجرا و تکمیل این بهبود، کار را پیچیده می‌کند. شما باید فلسفه‌ی بهبودِ مستمرِ منطقی و پایدار را در کل سازمان‌تان ترویج دهید. با این کار، بهبود مستمر به چیزی فراتر از شعار روی پوستر تبدیل می‌شود و به این ترتیب روش همیشگیِ شرکت‌تان خواهد انجام گرفت.

بهبود مستمر می‌تواند دارای طیف گسترده‌ای از تغییرات ساده در کارهای روزمره‌ی شرکت تا تغییرات بزرگ در زمینه‌ی اهداف در ساختاری جهانی معنی شود، اما در هر صورت، به ابزار درست برای رسیدن به موفقیت و حفظ آن نیاز دارید.

بیرون آمدن از ناحیه‌ی امن

مقاومت مداوم انسان در برابر تغییرات دلیل مشخصی دارد؛ در حقیقت، شناخت به انسان آرامش می‌دهد. گرچه هستقبال از ناشناخته‌ها هم برای بعضی‌ها خوشایند هست، اما برای زیادی، مقاومت در مواجهه با موقعیت‌های جدید، تکمیلا طبیعی و به صورت حتم اطمینان‌بخش هست. اما این مقاومت در دنیای کسب‌وکار امکان‌پذیر نیست.

بهبود مستمر و بیرون آمدن از ناحیه‌ی امن

در گذشته، شرکت‌ها قادر بودند تا با حفظ وضعیت و کیفیت محصولات و خدمات‌شان، در حاشیه‌ی امن خود باقی بمانند، زیرا آقام به برند و محصولات آنها اعتماد داشتند و می‌دانستند که چه چیزی را دریافت می‌کنند. اما امروزه این شیوه امکان‌پذیر نیست و دلایل آن به شرح زیر هست:

  • رقابت از متداوم افزایش انجام گرفته هست. رقابت چیز نیکوی هست. رقابت زمینه‌ای را برای قیاس ما با همتایان‌مان به وجود می‌آورد و ما را به سوی بهتر انجام گرفتن هدایت می‌کند. اما درعین‌حال به این معنهست که ما تنها کسانی نیستیم که محصول، خدمات یا ویژگی خاصی را داریم. تایمی رقابت محدود باانجام گرفت، شما به‌آسودهی می‌توانید از سهمِ بازار خود دفاع کنید، اما در شرایط رقابتی امروز، دیگر یک لحظه هم آسوده نیستید!
  • بازار جهانی هست. این روزها در افزایش صنایع و کسب‌وکارها، نه تنها باید به فکر رقابت محلی باشید، بلکه باید رقبای خارجی را هم مدنظر قرار دهید. هرچه مرزها افزایش و افزایش کنار می‌روند، محصولات و خدمات بی‌نقصی که از بازارهای دیگر می‌آیند، افزایش غافلگیرتان خواهند کـــرد. اگر از تغییرات دنیا بی‌رویداد باشید و خودتان را آماده نکنید، هنگامی که به شما برسد، نمی‌توانید با آن مواجه شوید.
  • هشدارات همه جا هست. مصرف‌کنندگان در هر ساعتی از شبانه‌روز به اینترنت دسترسی دارند. امروزه هشدارات در دستان آقام قرار دارد. برای مثال، ۸۵ درصد مصرف‌کنندگان برای یافتن کسب‌وکارهایی که بتوانند نیازهایشان را برآورده کنند، از اینترنت هستفاده می‌کنند. گرچه در گذشته، محصول، خدمات یا پلن بازاریابی به‌طور بلندمدت طراحی می‌انجام گرفت، اما امروزه باید آماده‌ی بروز واکنش سریع نسبت به تغییرات و روندهای بازار باشید. به جای نشستن و منتظر ماندن باید از سرعت جریان هشدارات به نفع خود هستفاده کنید.
  • روابط در حال تغییر هستند. دیوارهای قدیمی در اطراف محصولات و خدمات فروریخته‌اند و در این میان این شرکت‌های باهوش و انعطاف‌پذیر هستند که غنائم را جمع می‌کنند. اپلیکیشن‌های موبایل، صنعت تاکسیرانی را دگرگون کـــرده‌اند. بانک‌های آنلاین جایگزین بانک‌های سنتی انجام گرفته‌اند. تحویل محصولات درب منزل، روش خرید را عوض کـــرده‌ هست. به صورت حتم این به معنای پایان کسب‌وکارهای سنتی نیست، بلکه نیاز به تتکمیل این دسته از کسب‌وکارها را نشان می‌دهد.

در بازار امروز، «همان همیشگی» دیگر معنا ندارد. اما مجبور نیستیم همان همیشگی را بد بدانیم. برتصویر، فهمیدن و قبول اینکه روش‌ جدیدی برای کسب‌وکار وجود دارد، هیجان‌انگیز هست و می‌تواند فرصت‌های زیاد نیکوی برای شما، سازمان یا گروه‌تان فراهم کند.

بهبود مستمر مفهوم جدیدی نیست

بهبود مستمر مفهوم جدیدی نیست

مدل بهبود مستمر، چیز جدیدی نیست. این تفکر که متداوم باید تلاش کنیم تا بهترین عملکـــرد را داشته باشیم، مدت‌ههست که وجود دارد، اما طی دهه‌ی ۱۹۸۰ در قالب فرمولی در کتب و نشریات متعدد ارائه انجام گرفته هست. این موضوع برای بعضی‌ها تکمیلا طبیعی به نظر می‌رسد. بیایید نگاهی به خانومدگی غارنشین‌ها بیندازیم:

  • غارنشینِ بیچاره برای به دست آوردن غذایش تقلا می‌کـــرد، غذایی که خیلی سریع‌تر از آن حرکت می‌کـــرد که بتوان با دست آن را گرفت.
  • او کشف کـــرد که اگر از یک تکه چوب هستفاده کند، به فاصله‌ی افزایشی دسترسی دارد و شانس افزایشی برای گرفتن غذا خواهد داشت.
  • پرتاب چوب دامنه‌ی شکار و شانس او را در شکار کـــردن افزایش کـــرد.
  • افزودن یک تکه سنگ تیز به انتهای چوب، به معنای موفقیت افزایش بود.
  • شرکت دادنِ غارنشینان دیگر در شکار هم شانس یافتن غذا را تعداد برابر کـــرد.

این همان بهبود مستمر هست. بهبود مستمر به معنای یافتنِ روشی مؤثر و چسبیدن به آن نیست. بلکه به معنای توجه به جایگاه کنونی، تعیین دنبال و انجام کارهای لازم برای رسیدن به آن دنبال هست. تایمی دنبال موردنظر برآورده انجام گرفت، مجدد این فرایند را تکرار کنید، راهی برای پیشرفت افزایش پیدا کنید. حیاتی نیست که چه نوع صنعت یا کسب‌وکاری دارید، رویکـــرد بهبود مستمر برای پیشرفت در هر کاری لازم هست.

با هشدارات موجود درمورد با بهبود مستمر، دانستن این موضوع که باید از کجا شروع کـــرد، دشوار هست. پیشنهاد ما این هست که متداوم با تحلیل وضعیت فعلی شروع کنید. باید درک تکمیلی از چگونگیِ عملکـــرد امروزتان داشته باشید تا بتوانید اصول PDCA را دنبال کنید.

ابتدا باید خط معیار یا نقطه‌ی شروع خود را تعیین کنید. سپس:

  • پلن بریزید (PLAN): برای بهبود موردنظر پلن‌ریزی کنید، اهداف را تعیین کنید.
  • انجام دهید (DO): اقدامات لازم را برای بهبود انجام دهید.
  • بررسی کنید (CHECK): موفقیت خود را نسبت به نقطه‌ی شروع بسنجید.
  • اقدام کنید (ACT): تغییرات خود را تنظیم یا جابه‌جا کنید.

این فرایند اغلب به شکل دایره ارائه می‌شود، دایره‌ای که با «چرخ PDCA» یا با نام خالق آن، دکتر ادواردز دمینگ، «چرخ دمینگ» نیز شناخته می‌شود. همینطور که هر مرحله را پشت سر می‌گذارید، این چرخ را به حرکت در می‌آورید که نشان‌دهنده‌ی بهبود مستمر هست. تایمی مجدد به خط شروع رسیدید، با توجه به بهبودهای قبلی خود، بهبودهای بعدی را پلن‌ریزی می‌کنید.

ملزوماتی که باید مشخص شوند

بهبود مستمر و ملزومات آن

حتی اگر امروز شرکت یا سازمان‌تان فرایند بهبود مستمر را به‌صورت فعالانه‌ای در پیش نمی‌گیرد، به این معنی نیست که هیچ بهبود مستمری ندارید. فقط احتمالا آن‌طورکه باید، عملکـــرد سیستماتیک یا مؤثری ندارید و شاید تغییرات را از بخش یا ناحیه‌ای به بخش یا ناحیه‌ی دیگر که می‌تواند از آن بهره ببرد، گسترش نمی‌دهید. اینجهست که فرهنگ بهبود مستمر به کار می‌آید. تایمی ابتدا موضوع بهبود مستمر را با کارکنان و همکاران خود در میان می‌گذارید، افزایششان با لزومِ آن موافق هستند، اما نمی‌دانند که باید از کجا شروع کـــرد. ایجاد طرح مشخصی که برای ساختار شما مؤثر باانجام گرفت، زیاد حیاتی هست.

تعدادین دلیل وجود دارد که دلیل مشخص نمودن هستراتژی بهبود مستمرتان اهمیت دارد:

  • باعث می‌شود تا همه از زبانی یکسان هستفاده کنند. تایمی می‌خواهید آموخته‌ها و بهترین روش‌هایتان را در فرایندها و واحدهای تجاریِ خود گسترش دهید، این حیاتی‌ترین نکته به حساب می‌آید. مشخص نمودنِ اسناد، روش‌ها و دستورالعمل‌های کاری باعث می‌شود تا همه با هماهنگی کار کنند.
  • ذهنیت ایجاد می‌کند. به جای اینکه بهبود مستمر را به عنوان چیزی ببینیم که با هر پروژه‌ی جدید مجدد به راه می‌افتد، رویکـــردی مشخص و پایدار نسبت به بهبود مستمر، به افراد می‌آموزد که این سیستم، جزئی از چگونگی عملکـــرد کسب‌وکارتان هست. چیزی نیست که به چگونگیِ کارتان اضافه کنید، بلکه ابداً خودش به چگونگیِ کار تبدیل می‌شود.
  • باعث می‌شود افراد مسئول باشند. تایمی بهبود مستمر در پایان سطوح سازمان‌تان گسترش یافت، دیگر فقط وظیفه‌ی یک نفر نیست، و به بخشی از کارِ همه‌ی افراد تبدیل می‌شود. دانستن اینکه تتکمیلِ کسب‌وکارتان هرگز متوقف نمی‌شود، به کارمندان‌تان کمک می‌کند تا بفهمند که در کجا می‌توانند بخشی فعال از این فرایند باشند.
  • اعتبار را تقویت می‌کند. امروزه و در این زمان، گم انجام گرفتن در میانِ بیانیه‌های شرکتی و شعارهای مدیریتی آسان هست. بهبود مستمر باید به عنوان پایه‌ی مستحکمی برای سازمان‌تان تلقی شود، و مشخص کـــردنِ چگونگیِ رسیدن به آن، این راه را دقیق‌تر می‌کند.

به‌محض اینکه قوانین و دستورالعمل‌هایی برای بهبود مستمر ایجاد کنید، می‌بینید که گنجاندنِ آن در همه‌ی جنبه‌های کسب‌وکارتان آسان‌تر خواهد انجام گرفت و فراموش نکنید که باید مفهومِ بهبود مستمر را در خودِ سیستم بهبود مستمر هم به کار بگیرید! آنچه امروز مؤثر هست، شاید در فردا معقول نباانجام گرفت، پس مطمئن شوید که به‌طور مداوم روش‌های بهبود مستمر خود را تجزیه‌و‌تحلیل و ارزیابی می‌کنید و هر جا که لازم هست، بهبود و ابداًح ایجاد می‌کنید.

تغییر به‌خاطر تغییر

بهبود مستمر و تغییر به خاطر تغییر

یکی از خطراتی که امروزه شما را تهدید می‌کند، به‌خصوص اگر بهبود مستمر را به‌طور فعالانه‌ای با گروه‌ها و کارمندان خود دنبال نمی‌کنید، این هست که ممکن هست برای نشان دادن اینکه بیکار ننشسته‌اید، برای ایجاد تغییرات احساس فشار کنید. هستراتژی مؤثر برای بهبود مستمر نیازمند ذهنیتی بلندمدت و پایدار هست و ممکن هست در کوتاه‌مدت ثمری نداشته باانجام گرفت. بهبود مستمر، تنها تغییر برای تغییر نیست، بلکه به عملکـــردِ شما ارزش می‌دهد. اگر بعد از تجزیه‌و‌تحلیل، می‌بینید که جنبه‌های مشخصی از فرایندهایتان مؤثر و کارآمد هستند، احساس نکنید که مجبور به تغییر آنها هستید. به تجزیه‌وتحلیل جنبه‌های دیگر ادامه دهید. متداوم قسمتی را خواهید یافت که می‌تواند از بهبود بهر‌ه‌مند شود.

برای مثال، درمورد فرایند بازبینی پروژه‌هایی که در دست دارید، به این نکته‌ها دقت کنید:

  • شاید همه‌ی گام‌های موجود ضروری باشند. اگر این گام‌ها مقصود خاصی را دنبال می‌کنند یا ارزشی به این فرایند اضافه می‌نمایند، صرفا به این خاطر که نشان دهید «بهبودی» داشته‌اید، آنها را حذف یا ادغام نکنید. پیش از آنکه تغییری ایجاد کنید، به‌دقت به هر مرحله و هر شخص توجه نمایید و تعاملات موجود را ارزیابی کنید. در مقابل این تصور که «گام‌های کاهش» لزوما بهبود محسوب می‌شوند، مقاومت کنید. درعوض، به‌دنبال درک اساسی از کل فرایند باشید و براساس آن بهبود ایجاد کنید.
  • شاید لازم باانجام گرفت که سایر بخش‌ها را نیز در فهمِ تأثیر بهبودهایی که در ذهن دارید دخیل کنید. مراقب باشید که هنگامِ بهبود فرایند بازبینی، چشمان‌تان بسته نباشند. آگاه باشید که ورودی‌ها و خروجی‌های فرایندتان، به افراد زیادی، مانند تأمین‌کنندگان، مشتریان و کارمندان وابسته هست و هر بهبودی که ایجاد می‌کنید، باید همچنان نیازهای ایشان را هم برآورده کند. به حساب آوردن آنها، می‌تواند به همکاری‌ مشترک کمک کند؛ چه بسا حتی نسبت به زمانی که به‌تنهایی بر آنچه تحت کنترل‌تان هست، تمرکز می‌کنید، بهبودهای گسترده‌تری هم ایجاد کنید.
  • پلن‌ریزی در جهت تغییر حیاتی هست. مطمئن شوید که بهبودهای مستمرتان، انعطاف‌پذیریِ لازم را برای هر چیزی که در فردا ممکن هست پیش بیاید، فراهم می‌‌کند. انواع پروژه‌های جدید، مشتریان جدید، ظرفیت‌های جدید، محصولات جدید، همگی باید مدنظر قرار گرفته شوند.
    اگر بهبودهایتان بر چیزهایی که امروز انجام می‌دهید متمرکز باشند، برای مثال به کارگیریِ سیستمی برای رسیدگی به تعداد مشخصی از بازبینی‌ها به‌صورت ماهانه، که اگر تعداد آنها در ماه فردا به‌طور قابل‌توجهی افزایش یا کاهش داشته باانجام گرفت، ممکن هست که نتوانید آن‌طور که باید به آن رسیدگی کنید.

درک این موضوع که دلیل هستراتژیِ بهبود مستمر را انجام می‌دهید، کمک‌ می‌کند تا از تلاش برای اِعمال تغییر در جایی که مفید یا ضروری نیست اجتناب کنید. اجازه دهید تا تجزیه‌و‌تحلیلی جامع از فرایندها، محصولات و روندتان، تغییراتی را که باید اعمال شوند، تعیین کند.

سایر منافع

سایر منافع بهبود مستمر

پیش‌بینیِ منافع مستقیمِ بهبودهای مستمرتان اغلب آسان هستند. حتی پیش از آنکه تغییرات را اجرا کنید نیز می‌توانید میزان هزینه و زمان صرفه‌جویی‌انجام گرفته را محاسبه کنید و تخمین بخانومید. اما منافع قابل‌توجه دیگری هم وجود دارند که تا زمان به کارگیری هستراتژی بهبود مستمرتان، متوجه‌شان نمی‌شوید:

  • روحیه‌ی بهتر: همکاران و کارمندان‌تان از این بهبودها و افزایش پویایی که بهبود مستمر فراهم نموده هست بهره‌مند خواهند انجام گرفت. پروژه‌های بهبود مستمر فرصتی برای کارمندان هست تا از چهارچوب کاری‌شان خارج شوند و تأثیری معنادار و ارزشمند بر شغل‌شان بگذارند.
  • پذیرش بهتر ایده‌های جدید: تایمی سازمان‌تان به پذیرش وضعیتِ موجود عادت می‌کند، ممکن هست پروژه‌ها و فرصت‌های جدید به‌شکل منفی دیده شوند. با به کارگیریِ هستراتژی بهبود مستمر، گروه‌هایتان به کار با این تفکر که تغییر عاملی مثبت هست، عادت و افتخار خواهند کـــرد.
  • افزایش انگیزه: تایمی کسانی که با آنها کار می‌کنید، می‌دانند که تواناییِ نظارت، تحلیل و بهبود روشِ انجام کار را دارند، نسبت به زمانی که از آنها انتظار می‌رود تا صرفا همان روش‌ها و شیوه‌های کاریِ قدیمی را به کار گیرند، انگیزه‌ی افزایشی خواهند داشت. تایمی آنها بدانند که می‌توانند تأثیر مثبتی داشته باشند، نسبت به فردا‌ی شغلی‌شان هیجان‌زده‌تر خواهند بود. همه‌ی ما با مقاومت در برابر تغییر مواجه انجام گرفته‌ایم. این مقاومت در همه‌ی سطوحِ سازمان اتفاق می‌افتد و باید مدیریت شود.

تایمی شروع به ارائه‌ی هستراتژی بهبود مستمر خود با گروه‌ها و کارمندان‌تان می‌کنید، مطمئن شوید که روی مزایای آن تمرکز دارید. شاید بعضی‌ها آن را صرفا به معنای کار افزایش بدانند. آنها باید بدانند که بهبود مستمر، کاری اضافه بر آن چیزی نیست که روزانه انجام می‌دهند، بلکه بخشی جدایی‌ناپذیر از آن هست. این روش، نگرش جدیدی در مقابل روش قدیمی‌ انجام کار هست. دنبالِ بهبود مستمر، این هست که هر جنبه از کاری که انجام می‌دهند، برای کسب‌وکار بهتر، ساده‌تر، سریع‌تر، ارزان‌تر و سودآورتر باانجام گرفت.

همه را درگیر کنید

همه را درگیر بهبود مستمر کنید

شما باید هستراتژی بهبود مستمرِ گسترده و جامعی ایجاد کنید که بتواند بسته به گستردگیِ نقش‌تان در کلِ واحد، شرکت یا سازمان‌، به اشتراک گذاشته و ارائه شود. برخورد با بهبود مستمر به عنوان پروژه‌ی گاه‌وبی‌گاهی برای گروهی کوچک، باعث می‌شود تا به‌محض تکمیل انجام گرفتنِ نخستین پروژه، این فرایند هم به فراموشی سپرده شود. به جای آن، مشخص کنید که بهبود مستمر روش جدیدی برای انجام کار هست و باید توسط همه و در پایان جوانب به کار گرفته شود. برخی روش‌‌های عالی برای اطمینان از اینکه همه در جریان هستند، عبارتند از:

  • این هستراتژی را به‌روشنی با همه در میان بگذارید. گروهی برای بهبود مستمر ایجاد کنید و از آنها بخواهید تا بیانیه مأموریت، دستورالعمل‌ها، گستره و سایر جزئیاتی که می‌توان با همه به اشتراک گذاشت را تهیه کنند. برای همه توضیح دهید که مشارکت مستمر و همکاریِ تک‌تکِ کارمندان زیاد حیاتی هست.
  • جلسه‌ی توجیهی ترتیب دهید. به‌صورت قاطع بیان کنید که هستراتژی بهبود مستمر جدیدتان مسئله‌ی حیاتیی هست و مدیریت خوش‌بین و صددرصد مطمئن هست که اجرای آن موفقیت‌آمیز خواهد بود. گروه را معرفی کنید و مشخص نمایید که چه کسی مسئول چه چیزی هست و چه کسانی مسئول پاسخگویی به فعالیت‌ها و بخش‌های مختلف هستند. راه ساده‌ای را مانند صندوق پیشنهادها، انجمن اینترنتی، گروه چت، جلسه‌ی بیان ایده‌ها یا … درنظر بگیرید تا همه‌ی کارمندان بتوانند ایده‌هایی را که دارند به اشتراک بگذارند.
  • مثال‌های واقعی ارائه دهید. «بهبود مستمر» اصطلاح زیاد گسترده‌ای هست و شاید برخی ندانند که چگونه از آن در نقش‌ها، فرایندها یا محصولات‌شان هستفاده کنند. تعداد مثال معقول برای بخش یا صنعت‌تان پیدا کنید. مثال‌هایی را از بهبودهایی که شرکت‌تان در گذشته صورت داده هست نشان دهید و شرح دهید که چگونه می‌تواند سکوی پرتابی برای بهبود مستمر باانجام گرفت.
  • منافع را موردتأکید قرار دهید. بهبود مستمر را برای سرگرمی انجام نمی‌دهید. دنبال، پیشرفت کسب‌وکارتان با حذف ضایعات، همپوشانی و حذف کار بیهوده هست و رسیدن به روش‌های خلاقانه‌ برای ساده‌سازی و بهبودِ روش کار. اجازه دهید تا کارمندان‌تان بدانند که بهبود مستمر می‌تواند در هر جنبه‌ای از کسب‌وکارتان هستفاده شود.
  • تعداد پروژه‌ی ابتدایی ایجاد کنید. با اینکه بهبود مستمر باید به عادتی همیشگی در محل کارتان تبدیل شود، اما ابتدا باید هستراتژی خود را پرورش دهید. تعداد پروژه‌ی نیکو می‌تواند کمک کند تا هستراتژی بهبود مستمرتان در ذهن همه به قوت نخستیه باقی بماند. مدیران گروه را تعلیم دهید و توانمند کنید تا به‌دقت تتکمیل این پروژه‌ها را دنبال کنند و تا جایی که ممکن هست، نظر کارکنان را بخواهید.

اگر مدیر اشتیاقی نسبت به بهبود مستمر نداشته باانجام گرفت، هیچکس نخواهد داشت. راه‌هایی پیدا کنید تا این مسئله را مدام پیش بکشید، دلایل این بهبود و بهبودهای احتمالی دیگر را برجسته کنید. حتی کوچک‌ترین بهبودها را هم تحسین کنید، دلیل که ممکن هست کارمندان در ابتدا برای دادن پیشنهاد آقاد باشند. اگر درکِ ایده‌ای طول کشید، نگران نشوید. هستراتژی بهبود مستمر هیچ محدودیت زمانی، نقطه‌ی پایان یا تاریخ انقضایی ندارد. شما به‌دنبال تغییر ذهنیتِ گروهی از افراد هستید که در چگونگی انجام کارهای روزمره‌شان زیاد‌ازحد راکد و بدونِ تغییر هستند. به خاطر داشته باشید که بهبود مستمر کار جدیدی نیست که به حجم کارتان اضافه کند، اما به هر کاری که انجام می‌دهید، نفوذ می‌کند.

سریع شروع کنید

بهبود مستمر را سریع شروع کنید

در میان پایانی تصمیمات مدیریتی که می‌توانید در محل کار اخذ کنید، شروعِ بهبود مستمر از همه ساده‌تر هست. همین الان شروع کنید. آنچه امروز باید انجام دهید را درنظر بگیرید و راهی برای بهبود آن بیابید. سپس روشی برای اندازه‌گیری بهبودتان به کار بگیرید و برای مشاهده‌ی پیشرفت‌تان، آن را در فواصل منظم بررسی کنید. فکر کـــردن به «بهبود مستمر» را هر روز به خودتان یادآوری کنید تا به عادتی همیشگی تبدیل شود. سه بخشی را که می‌خواهید اصول بهبود مستمر را در آنها اعمال نمایید انتخاب کنید. برای کمک به درک این موضوع که هستراتژی بهبود مستمر تا چه اندازه گسترده و همه‌جانبه هست، این نمونه‌ها را در سازمان‌تان بیابید:

  • مورد منفی: یک جنبه از کسب‌وکارتان را که مشخصا نیاز به بهبود دارد انتخاب کنید. شاید آن را کنار گذاشته باشید یا تأثیر منفی آن را بر کسب‌وکارتان به حداقل رسانده باشید. تایمی مشخص می‌شود که آن‌طور که باید کار نمی‌کند، پیدا کـــردن بهبود قابل‌ملاحظه‌، امیدبخش و دلگرم‌کننده هست و تأثیر مثبتی بر سود و زیان شما دارد و توجه‌ها را به سودمندیِ هستفاده از بهبود مستمر جلب می‌کند.
  • مورد خنثی: فرایند، بخش یا پروژه‌‌ای را که به نظر می‌رسد مهار انجام گرفته هست، انتخاب کنید. این موارد می‌توانند چالش‌ برانگیز باشند، زیرا درحالی که ممکن هست چیزی به‌ظاهر اشتباه نباانجام گرفت، اما ممکن هست که برای مشخص کـــردن اینکه برای بهتر انجام گرفتن چه کاری می‌توان انجام داد، انجام گرفتیدا به دشواری بیفتید. شاید وسوسه شوید تا همانطور که هست رهایش کنید، بنابراین مورد خنثی به بازچینی ذهن‌تان کمک کند و باعث می‌شود تا به بهبود مستمر فکر کنید.
  • مورد مثبت: به موفق‌ترین جنبه‌های کسب‌وکارتان دقت کنید و ببینید که چه چیزی می‌توان از آنها آموخت. آیا می‌توانید بهترین شیوه را انتخاب و آن را به حوزه‌ها و بخش‌های دیگر انتقال دهید؟ آیا امکان به وجود آوردن تغییرات افزایش وجود دارد یا این موفقیت‌ها را به سطح بعدی هدایت می‌کند؟ آیا افرادی که مسئول این نتایج مثبت هستند، می‌توانند دانسته‌ها و مهارت‌هایشان را با دیگران نیز در میان بگذارند تا آنها هم به قهرمانان بهبود مستمر تبدیل شوند؟

۱۵ اصل بهبود مستمر

۱۵ اصل بهبود مستمر

جیم اُدوم (Jim Odom)، از مشاوران حوزه‌ی کسب‌وکار که به سازمان‌های مختلف در سراسر دنیا برای بهبود عملکـــردشان کمک می‌کند، می‌گوید که طی این سال‌ها، چیزهایی دیده و شنیده هست که بعضی به بهبود مستمر این سازمان‌ها کمک کـــرده‌اند و درمقابل بعضی هم مانع ایجاد بهبود مستمر انجام گرفته‌اند. وی فهرستی از این راه و بی‌راهه‌ها را در راه بهبود مستمر تهیه کـــرده هست که در ادامه می‌خوانید:

۱. هر روز وضعیت فعلی را به چالش بکشید. هیچ چیز را بدون چون و دلیل قبول نکنید یا به «متداوم همینطوری انجام می‌دهیم» رضایت ندهید. کارمندان از اینکه مجبور به کاری شوند که می‌دانند در آن کم‌بازده هستند و تایم خود را برای آن هدر می‌دهند، خوش‌شان نمی‌آید.

۲. مرحله‌ای فکر کنید! فارس پیک می‌توانم این کار را برای خودم، دیگران و مشتریانی که به ما مراجعه می‌کنند آسان‌تر کنم. آیا همه‌ی چیزهایی که برای تصمیم درست یا انجام وظایفم نیاز دارم در دسترسم هستند؟

۳. به دیگران اجازه‌ی فکر کـــردن بدهید. آنها را درگیر کنید. نظرات‌شان را بپرسید. از همه‌ی منابع خود برای بهبود مستمر فعالیت‌ها هستفاده کنید. انسان‌ها چیزی افزایش از ابزاری برای انجام وظایف روزمره هستند.

۴. مسائل را پیچیده نکنید؛ ساده عمل کنید. پشتکار داشتن در فرایندهای ساده آسان‌تر هست.

۵. نگران اما و اگرها نباشید. روی فعالیت‌های اصلی روزانه تمرکز کنید و تا جایی که می‌توانید پُربازده عمل کنید. فعالیت‌های اصلی شما، ۹۰ درصدِ کارهایی هستند که انجام می‌دهید و اما و اگرها ۱۰ درصد باقیمانده را تشکیل می‌دهند که به‌ندرت اتفاق می‌افتند. با این وجود، افزایش آقام متداوم روی «چه می‌انجام گرفت اگر این اتفاق می‌افتاد!» تمرکز می‌کنند و اینگونه می‌شود که دیگر نمی‌توانند قدمی بردارند.

۶. به جای صحبت درمورد کارهایی که می‌خواهید یا باید انجام دهید، دست به عمل بخانومید. تعدادین بار از افراد مختلف شنیده‌ام که «ما درمورد فلان قضیه یک سال یا افزایش صحبت کـــردیم، اما هنوز هیچ کاری انجام نداده‌ایم.» به جای حرف زدن، پلن‌ریزی کنید، کسی را مسئول انجام کار نمایید و عمل کنید.

۷. بهبود و ایجاد تغییرات به ثبات، نظم و انجام کار مداوم نیاز دارد. این کار به معنای حصول اطمینان از مشغول بودن پایانی افراد، پاسخ دادن به پرسش‌هایشان، تعلیم، پیگیری و ثبت تغییرات فرایندههست. اگر تایم دارید یا کار ساده‌ای هست، دلیل نمی‌شود که خودتان انجامش بدهید.

۸. غرق در یادگیری ابزار جدید نباشید، تلاش‌هایتان را روی فرایند و زیرساخت‌هایی متمرکز کنید که برای بهبود و حفظ آن نیاز دارید. تایمی تجربه‌ی افزایشی کسب می‌کنید، ابزارها هم خودشان می‌آیند.

۹. افراد را پاسخگوی اقدامات‌شان کنید. همه باید برای بهبود در حیطه‌ی خودشان پاسخگو باشند.

۱۰. هر زمان ممکن بود، مقایسه کنید؛ به‌دنبال تفاوت‌های بین محصولات نیکو و بد باشید. این تفاوت‌ها می‌توانند سرنخ‌هایی باشند که به حل مشکل محصولات کمک می‌کنند.

۱۱. به تغییر و حذفِ ناپایداری در فرایندتان فکر کنید. چه شرایطی موجب تغییر این فرایند انجام گرفته هست؟ چه چیزی را می‌توانید بهتر کنترل کنید تا ناپایداری را از فرایندتان حذف کنید؟

۱۲. بر ۶ گزینه‌ی نیروی کار، ماشین‌آلات، مواد نخستیه، روش‌ها، ارزیابی و طبیعت (۶M) که باعث ایجاد ناپایداری و بروز هشت وجه هدررفت (حمل‌و‌نقل، دارایی، حرکت، انتظار، تولید زیاد‌ازحد، پردازش زیاد‌ازحد، نقص‌ها و مهارت‌ها) می‌شوند، تمرکز کنید.

۱۳. به‌خاطر داشته باشید، چنانچه ارزیابی نکنید، هیچ کاری خود‌به‌خود بهبود نمی‌یابد. داده‌ها زیاد حیاتی هستند. به قول معروف: «بدون داده‌ها، شما هم صرفا یک نفر با یک نظریه هستید.»

۱۴. ارزان‌ترین و مؤثرترین راه‌حل ممکن را برای حل مسئله به کار ببرید. سعی کنید تا تعدادین پیشنهاد یا گزینه را ایجاد کنید و ببینید که آیا می‌توانید آنها را با هم ترکیب کنید تا به راه‌حل بهتری برسید یا خیر.

۱۵. بهبود مستمر، علم فضانوردی نیست. فکر کنید که فارس پیک می‌توانید ناپایداری را کاهش دهید و هدررفت را حذف نمایید، همه را درگیر نموده و سپس اقدام کنید.

همین‌طور که دیدید، زیاد پیچیده نیست! این موارد تنها تعداد نکته‌ی ساده هستند که می‌توانید برای شروع کسب و کار جدید یا حفظ فرایند بهبود مستمر خود از آنها کمک بگیرید.